Folder là gì? Tất tần tật về thư mục và các khái niệm liên quan

Đối với nhân viên văn phòng hoặc làm việc tại nơi làm việc, rất phổ biến để sử dụng thư mục. Vậy thư mục là gì? Tất cả các thư mục và các khái niệm liên quan sẽ được trả lời trong bài viết sau.

Thư mục là gì?

Thư mục là một thuật ngữ tiếng Anh, được dịch như một thư mục. Biểu tượng nhận dạng của thư mục giống như một ví (kẹp) các tài liệu màu vàng. Nói một cách đơn giản, thư mục đề cập đến các thư mục có sẵn trên máy tính. Đây là nơi lưu trữ và phân vùng dữ liệu ổ cứng gọn gàng và thuận tiện hơn.

Mỗi thư mục sẽ chứa dữ liệu bao gồm các tệp và hình ảnh khác nhau được sắp xếp bởi người dùng. Chúng được gọi là các phần phụ, nằm ở bên trong và dưới sự quản lý của thư mục chính.

Với hoạt động và liên kết dưới dạng cấu trúc thư mục như vậy, chúng ta có thể tạo các thư mục tùy ý, từ hàng trăm đến hàng ngàn. Máy tính không bị giới hạn trong điều này. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc tạo ra nhiều thư mục sẽ khó kiểm soát hơn.

Hiểu khái niệm của thư mục là gì, sẽ có một câu hỏi về dữ liệu trong thư mục sẽ là gì? Hầu hết mọi thứ có thể được tải xuống và lưu bên trong thư mục máy tính. Do đó, dữ liệu trong thư mục cực kỳ đa dạng, từ các danh mục, tệp đến định dạng.

Vai trò của các thư mục cho công nghệ thông tin văn phòng là gì?

Mặc dù biết thư mục là gì, không phải ai cũng hiểu vai trò quan trọng của nó, đặc biệt là khi thường xuyên được sử dụng trong công nghệ thông tin văn phòng hàng ngày. Những thư mục dường như nhỏ này rất quan trọng. Thậm chí có ảnh hưởng lớn đến quá trình sử dụng, sắp xếp công việc trên máy tính.

Phân chia tập tin hiệu quả

Thư mục sẽ giúp bạn giải quyết lo lắng khi xử lý và tìm kiếm dữ liệu. Thay vì tải xuống tệp với tất cả các loại ổ cứng mà không được phân bổ rõ ràng, việc chia thành từng thư mục và đặt tên sẽ làm cho mọi thứ trông khoa học hơn.

Dễ dàng di chuyển dữ liệu

Với cách cây thư mục hoạt động từ nhỏ đến lớn, khi cần phải di chuyển dữ liệu từ ổ này sang ổ khác, nó rất dễ dàng. Bạn chỉ cần nhấp vào một thư mục tổng cộng và thay đổi vị trí của bạn như bạn muốn. Các phần phụ phụ trong thư mục cũng sẽ tự động được xoay mà không bị thao tác trên mỗi tệp. Sau khi truyền dữ liệu thành công, dung lượng của toàn bộ thư mục cũng sẽ cập nhật lên ổ đĩa mới.

Tiết kiệm thời gian

Nếu chúng ta không sắp xếp gọn gàng ngay từ đầu, tất cả sẽ lộn xộn và chồng cùng nhau. Khi bạn cần tìm kiếm lại, nó sẽ rất khó khăn. Với việc tạo các thư mục và phân chia rõ ràng, nó sẽ giúp bạn kiểm tra dữ liệu khi cần nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.

Xem thêm Hình nền vũ trụ: Top các hình nền ấn tượng nhất

Ví dụ: tìm một thư mục cá nhân chứa 500 tệp và tài liệu hình ảnh trong chuyến đi kinh doanh da nang> Loại tìm kiếm theo tên thư mục được lưu từ đầu> toàn bộ tài liệu bạn cần có trong thư mục đó.

Cần phải sắp xếp thư mục là gì?

Nếu trong quá trình sử dụng máy tính và công nghệ thông tin văn phòng, bạn sẽ gặp một trong các dấu hiệu sau đây. Đó là cảnh báo sắp xếp lại toàn bộ thư mục ngay lập tức, trước khi mọi thứ bị nhầm lẫn.

Bản chất của công việc của bạn thường phải tải xuống các tập tin. Điều này làm cho thư mục tải xuống (tải xuống) hoặc tệp dữ liệu (tài liệu) được cài đặt sẵn trong máy cũng bị quá tải, chứa hàng ngàn lần sắp xếp phụ khác nhau.
Màn hình chính đầy đủ các tệp tải xuống và tải xuống lộn xộn.

Khi tìm kiếm bất kỳ tệp nào, bạn phải ngồi và xem xét với công cụ tìm kiếm trên thiết bị chỉ vì bạn không nhớ trước khi lưu chúng trong bất kỳ thư mục nào. Nó làm cho công việc giảm hiệu quả và dành nhiều thời gian.
Các thư mục không được chia cho chủ đề gọn gàng cũng như không được sắp xếp theo thứ tự.

Cách sắp xếp các thư mục để làm việc hiệu quả

Thư mục là gì? Sắp xếp thư mục cũng cần một bí mật để thúc đẩy việc sử dụng của nó một cách kỹ lưỡng tại nơi làm việc.

Tên thư mục ngắn dễ nhớ

Nhiều người thường có thói quen đặt tên khi tạo một thư mục mới. Điều này sẽ không giúp bạn tìm kiếm nó sau. Do đó, khi đặt tên cho thư mục, cần phải chú ý chọn một cái tên có 3 yếu tố: có ý nghĩa, dễ hiểu và ngắn gọn ngắn gọn. Khuyến khích người dùng đặt tên cho thư mục cha dựa trên nội dung có bên trong. Lưu ý, thư mục nên đặt tên mà không có điểm nhấn và giới hạn việc sử dụng không gian trắng. Thay vào đó, hãy thay đổi nó thành một ký tự thay đổi – để khi chia sẻ thư mục sang thiết bị khác, không có lỗi hiển thị.

Không đặt thư mục trùng hợp

Việc tạo ra các thư mục trên máy tính là gì để phân biệt. Do đó, mỗi thư mục chính cần mang lại một tên khác nhau để tránh bị nhầm lẫn do trùng lặp. Đây là sự khác biệt đáng chú ý nhất khi tìm kiếm thư mục. Đặt tên cho thư mục theo một số đặc điểm nhận dạng của riêng bạn. Ví dụ: nội dung, thời gian, vị trí, kích thước, …

Sử dụng các thư mục có sẵn trên máy tính

Trong máy tính hoặc máy tính xách tay đã được cài đặt với một số thư mục chính, bao gồm: Tải xuống (Tải xuống), Tài liệu (Tài liệu), Hình ảnh (Hình ảnh), Video, Music (Music). Bạn không nhất thiết phải tạo một thư mục mới nhưng hoàn toàn có thể tận dụng các tài nguyên có sẵn trên thiết bị. Đây cũng là thư mục cha lớn nhất trong toàn bộ hệ thống thư mục cây sau này. Trong mỗi thư mục tiếp tục được chia thành các thư mục nhỏ hơn. Ví dụ, trong phần âm nhạc, bạn có thể tạo các phần phụ như sau: Âm nhạc Việt Nam, US – UK Music, Nhạc chuông điện thoại, lời bài hát, …

Xem thêm Dark Mode – Cách bật chỉnh chế độ tối trên Facebook

Sắp xếp thư mục lần lượt từ lớn đến nhỏ

Hoạt động của thư mục giống như một sơ đồ suy nghĩ. Bạn cần xác định thư mục cha là gì và sắp xếp nó trước. Sau đó, một lần khác chi tiết các phần phụ nằm bên trong. Sự sắp xếp khoa học và thông minh giúp tài liệu được lưu trữ và phân loại rõ ràng. Nếu bạn muốn thêm một nhánh mới sau này trong thư mục chính, chỉ cần thêm nó.

Lưu thư mục ở vị trí dễ hiểu

Hiện tại, máy tính có 2 ổ đĩa thường được lưu trữ bởi người dùng: Drive C hoặc Drive D. Khi thư mục gốc đã được lưu và sắp xếp ở đây, nó chỉ ở một vị trí duy nhất. Trừ khi bạn di chuyển thư mục đến một nơi khác. Do đó, để tạo điều kiện cho công việc văn phòng hàng ngày, mọi người nên chú ý đến việc kiểm tra nơi thư mục là hợp lý.

Hướng dẫn về cách tạo các thư mục

Nếu bạn không biết thư mục là gì và làm thế nào để tạo các thư mục, đừng lo lắng. Hoạt động để tạo một thư mục mới trên máy tính rất đơn giản, chỉ mất vài phút để thực hiện nó.

Trước tên, chúng tôi cần bất kỳ thiết bị máy tính nào. Nó có thể là một máy tính để bàn, máy tính xách tay chạy gió hoặc hệ điều hành macOS tùy ý. Có 2 cách khác nhau để tạo các thư mục như sau:

Phương pháp 1: Tạo một thư mục mới thông qua các phím tắt

Bước 1: Chọn PC này> Chuyển đến bất kỳ phần ổ đĩa nào bạn muốn tạo một thư mục mới trong đó.
Bước 2: Ở đây, vận hành phím tắt Ctrl + Shift + N để tạo các thư mục.
Bước 3: Thay đổi tên mặc định thư mục mới thành bất kỳ tên nào để bạn có thể dễ dàng tìm thấy nó sau.

Phương pháp 2: Tạo một thư mục mới với chuột

Bước 1: Chọn PC này> Chuyển đến bất kỳ phần ổ đĩa nào bạn muốn tạo một thư mục mới trong đó.
Bước 2: Right -Click> Chọn Mới> Chọn thư mục> Một thư mục mới có tên là Thư mục mới được tạo.
Bước 3: Tiến hành đổi tên thư mục chính sau khi tạo thành công.

Các khái niệm khác liên quan đến các thư mục là gì?

Đề cập đến thư mục là gì và các khái niệm có liên quan khác, nhiều người đã nghe rất nhiều về các điều khoản tệp. Tuy nhiên, các tập tin và thư mục là hoàn toàn khác nhau. Nếu thư mục được hiểu là một thư mục, tệp là tệp có trong thư mục đó. Họ che chở nhau nhưng không giống nhau.

Tệp là gì?

Tệp tốt được gọi là tên Việt Nam làm tệp hoặc tệp. Đó là dữ liệu được tạo bởi con người, được tải xuống và lưu trữ tại thiết bị của bạn. Sự khác biệt của tệp đó là nó có nhiều định dạng khác nhau. Các tệp có thể được sắp xếp cùng với một tệp trong một thư mục để tạo điều kiện quản lý.

Xem thêm Spotlight là gì? Cách chiếm Spotlight hiệu quả

Một số định dạng tệp cơ bản phổ biến

Đuôi sau dấu “.” Tệp sẽ giúp bạn xác định tệp này là gì. Một số loại tệp phổ biến khi được sử dụng trong tin học văn phòng là:

Tệp văn bản của phần mềm Microsoft Word có tài liệu – tài liệu.
Tệp của phần mềm PowerPoint có đuôi là PPT – PPTX.
Tệp của phần mềm Microsoft Excel có đuôi là XLS – XLSX.

Tệp hình ảnh có đuôi là GIF.
Tệp hình ảnh: Có 3 đuôi cơ bản: JPG – JPEG – PNG.
Tập tin âm thanh với đuôi là mp3
Tệp video với âm thanh thường có đuôi mp4.
Tệp của phần mềm PowerPoint có đuôi là PPT – PPTX.
Tệp nén là RAR – ZIP.

So sánh các tệp và thư mục

Sau khi nắm bắt định nghĩa thư mục là gì? Tệp là gì? Hãy so sánh và tìm sự khác biệt giữa các tệp và thư mục để tránh bị nhầm lẫn! Một số điểm tương đồng của cả hai như sau: cả hai đều mang chức năng lưu trữ dữ liệu trên máy tính và có thể tự do chỉnh sửa, di chuyển và sắp xếp tùy ý.

Tài liệu

Các tập tin được bao gồm bên trong thư mục.

Cấu trúc của tệp sẽ bao gồm tên tệp và đuôi mở rộng. Bạn chỉ có thể thay đổi các ký tự dọc (.) Nhưng không phải định dạng tệp. Trừ khi sử dụng các ứng dụng thứ ba để thay đổi đuôi.

Tệp chỉ chứa thông tin và dữ liệu của riêng nó. Nó có thể là hình ảnh, âm thanh, dữ liệu, … và điều này sẽ phụ thuộc vào ứng dụng, cách tạo tệp đó.

Các tập tin có nhiều kích thước khác nhau. Cụ thể, ba phép đo chính mà tệp tốt là KB (Kilobyte), MB (Megabyte), GB (Gigabyte).

Thư mục

Một thư mục không giới hạn số lượng tệp có bên trong. Đây là chức năng mà chỉ thư mục mới có thể làm.

Thư mục đóng vai trò quản lý tệp khi bạn sắp xếp chúng ở cùng một nơi.

Trong thư mục có thể chứa nhiều tệp có đuôi định dạng khác nhau. Từ các tập tin, hình ảnh đến video, dữ liệu.

Thư mục đóng góp để bảo vệ tập tin an toàn, tránh sảy thai.

Phần kết luận

Thông qua bài viết trên, bạn chắc chắn hiểu thư mục là gì? Tất cả các thư mục và các khái niệm liên quan. Hy vọng mọi người đều biết cách tổ chức và quản lý dữ liệu hiệu quả. Tận dụng lợi thế này, được đảm bảo sẽ giúp hoạt động nhiều thời gian hơn -và cho thấy sự chuyên nghiệp của các thư mục. Đừng quên đọc thêm tin tức thú vị tại Hoang Ha Moi Mile!

Xem thêm:

Ổ cứng SSD là gì? Có những loại nào? Trường hợp nào nên sử dụng SSD?
Làm thế nào để tìm tệp đã tải xuống trên điện thoại thông minh iPhone, Android?