Agenda Là Gì? Cách Tạo Ra Một Agenda Hoàn Hảo Nhất

Agenda là một thuật ngữ trong tiếng Anh và được sử dụng phổ biến trong nhiều cuộc hội thảo, sự kiện của công ty. Nhưng có khá nhiều người hiểu Agenda là gì và làm thế nào để xây dựng Agenda một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giải thích thuật ngữ Agenda để mọi người tìm hiểu và sử dụng khi cần thiết.

Chương trình nghị sự là gì?

Chương trình nghị sự còn được gọi là nhật ký công việc hoặc chương trình làm việc. Đây là tài liệu liệt kê các nhiệm vụ và kế hoạch cần thực hiện. Nó được sử dụng để ghi lại các cuộc thảo luận của người tham dự một cách ngắn gọn, đầy đủ và dễ hiểu.

Thuật ngữ Agenda thường được sử dụng phổ biến trong các lĩnh vực như kinh tế. Đặc biệt là đề cập đến những vấn đề cần giải quyết trực tiếp tại các cuộc họp, hội nghị. Ví dụ: từ Agenda khi kết hợp với các từ khác trong các ngữ cảnh khác nhau sẽ có nghĩa khác nhau.

Ví dụ: từ Event Event dùng để chỉ một chương trình sự kiện, từ Environmental topic dùng để chỉ một chương trình nghị sự về môi trường, từ Feminist Agenda dùng để chỉ một chương trình nghị sự về nữ quyền… Ngoài ra, chúng ta còn có từ My Agenda có nghĩa là nhật ký cá nhân của tôi .

Vai trò của Chương trình nghị sự là gì?

Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và đạt được mục tiêu cuộc họp, Agenda là một công cụ mạnh mẽ. Các vai trò sau đây của Chương trình nghị sự sẽ chứng minh rõ ràng điều này:

• Chương trình nghị sự cung cấp trước thông tin cho người tham gia, giúp họ hiểu rõ nội dung sẽ thảo luận nên sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn.
• Giúp tổ chức các hội thảo, sự kiện,… một cách khoa học. Vì những nội dung cần bàn, giải quyết đã được xác định từ trước.
• Hỗ trợ người tham dự tập trung vào các vấn đề quan trọng được thảo luận để tìm giải pháp.
• Quản lý thời gian họp hiệu quả vì mỗi mục đều có giới hạn thời gian trình bày.
• Xác định trách nhiệm của từng người được phân công thảo luận và trả lời các nội dung tại cuộc họp.
• Dễ dàng tóm tắt nội dung cuộc họp hoặc soạn thảo biên bản. Thông qua Agenda, bạn sẽ theo dõi được những vấn đề đã giải quyết, những vấn đề chưa giải quyết và những gì cần thảo luận tại cuộc họp sắp tới.

Các yếu tố cơ bản trong Chương trình nghị sự là gì?

Một Agenda đẹp và đầy đủ sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp trong quá trình chuẩn bị. Phiên bản Agenda này sẽ giúp người xem dễ dàng tiếp thu và theo dõi để quản lý công việc một cách đơn giản và nhanh chóng. Sau đây là những yếu tố bắt buộc phải có trong phiên bản Agenda mà mọi người nên chú ý:

Tiêu đề cuộc họp

Tiêu đề nên được đặt ở đầu nội dung. Tiêu đề này cần ngắn gọn, dễ hiểu, ngắn gọn và thể hiện được nội dung chính của cuộc họp. Nó bao gồm thông tin về những người tham gia và các vấn đề sẽ được thảo luận. Chọn phông chữ rõ ràng, dễ đọc và cỡ chữ phải lớn hơn các phần khác của văn bản.

Thời gian, thành phần và địa điểm họp

Ngay bên dưới tiêu đề, bạn nên liệt kê thời gian họp, người tham dự và địa điểm. Bạn cần viết ghi chú chi tiết, đầy đủ để người đọc dễ dàng theo dõi, quản lý tác phẩm của mình mà không gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin. Đặc biệt, bạn cần đảm bảo ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm, tòa nhà, số phòng, tầng…

Nội dung chương trình

Yếu tố tiếp theo phải được đưa vào Chương trình nghị sự là gì? Đó là nội dung của chương trình. Nội dung này cần được chia thành các phần rõ ràng và sắp xếp theo đúng trình tự thời gian, ưu tiên các công việc cấp bách. Mỗi mục cần ghi rõ tên người phụ trách để tránh tình trạng rời cuộc họp giữa chừng. Đồng thời, điều này cũng giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm và sự tập trung của mỗi người.

Ngoài ra, bạn cần ước tính thời gian cho từng chủ đề sẽ được thảo luận. Điều này bao gồm thời gian giới thiệu chủ đề, trả lời câu hỏi, thảo luận và thuyết phục ý kiến ​​cũng như đề xuất giải pháp. Cuối cùng, kế hoạch hành động sẽ được đề xuất sau khi hoàn tất thảo luận và đưa ra quyết định. Ước tính thời gian sẽ giúp bạn phân bổ khoảng thời gian hợp lý và giúp các cuộc họp hiệu quả hơn.

Cách tạo Agenda một cách hoàn hảo và thành công nhất

Sau khi tìm hiểu Agenda là gì, bạn cần biết cách tạo Agenda hoàn hảo. Khi bạn chủ trì một cuộc họp mà không chuẩn bị trước, mọi việc có thể vượt khỏi tầm kiểm soát và lãng phí rất nhiều thời gian của cả nhóm. Nguyên nhân chính của những vấn đề này thường là do thiết kế chương trình làm việc không hiệu quả.

Cho dù cuộc họp của bạn ngắn hay kéo dài cả ngày, bạn đều có thể sử dụng các bước sau để cải thiện chất lượng tạo Chương trình làm việc của mình:

Xác định mục đích của cuộc họp

Khi bạn bắt đầu hướng tới mục tiêu, hãy đảm bảo rằng cuộc họp có mục đích cụ thể và tất cả nhiệm vụ đều liên quan trực tiếp đến mục tiêu đó. Việc đặt ra những mục tiêu khả thi sẽ giúp cuộc họp đạt được hiệu quả tối đa.

Ví dụ: mục tiêu phê duyệt ngân sách quảng cáo mỗi tháng sẽ dễ đạt được hơn mục tiêu cải thiện tổng chi tiêu. Những mục tiêu chi tiết và thực tế sẽ mang lại kết quả tốt hơn những mục tiêu quá lớn vượt quá khả năng của bạn và điều kiện của công ty.

Hỏi ý kiến ​​của người tham gia về các vấn đề cần thảo luận

Bước tiếp theo trong việc tạo Chương trình nghị sự là gì? Để duy trì khả năng tham gia của người tham dự trong suốt cuộc họp, việc hỏi ý kiến ​​trước là điều cần thiết. Điều này giúp đảm bảo cuộc họp sẽ đáp ứng được nhu cầu của người tham dự.

Yêu cầu người tham dự đề xuất các chủ đề họ muốn thảo luận hoặc các câu hỏi cần được trả lời. Sau khi thu thập ý kiến, xem xét và quyết định những nội dung nào sẽ được đưa vào chương trình họp.

Liệt kê các câu hỏi cần được giải đáp

Sau khi bạn đã xác định được mục tiêu cuộc họp và có một số ý kiến ​​liên quan đến chủ đề cần trao đổi. Liệt kê các câu hỏi bạn dự định trả lời trong cuộc họp. Một số chương trình họp hiện nay thường chỉ ghi chú chủ đề bằng một cụm từ. Chẳng hạn như “cho thuê máy móc”.

Nhưng hãy làm rõ mục tiêu của từng hạng mục trong chương trình nghị sự bằng cách sắp xếp các điểm thảo luận dưới dạng câu hỏi. Ví dụ: viết “Trong những điều kiện nào chúng ta nên cân nhắc việc thuê thêm máy móc thay vì mua?”. Những câu hỏi này sẽ giúp bạn đảm bảo cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ và thu thập được thông tin cần thiết cho từng chủ đề trong chương trình nghị sự.

Xác định mục tiêu của từng công việc

Bước tiếp theo trong quá trình tạo Chương trình làm việc là gì? Mỗi công việc trong cuộc họp cần phải có mục đích rõ ràng. Có ba mục đích chính mà bạn sẽ thường gặp: chia sẻ thông tin, tìm ra nguyên nhân của vấn đề hoặc xem xét đưa ra quyết định.

Khi xem lại chương trình làm việc của bạn, hãy lưu ý mục đích cụ thể của từng nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp người tham dự biết khi nào họ cần đóng góp ý tưởng và khi nào cần đưa ra quyết định.

Xác định ai sẽ dẫn dắt các chủ đề được thảo luận

Bạn hoàn toàn có thể giao nhiệm vụ cho một người không phải là trưởng nhóm nhưng có khả năng dẫn dắt chủ đề trong các cuộc thảo luận tại cuộc họp. Nếu bạn dự định nhờ người khác điều hành các cuộc họp của nhóm, hãy phân công họ theo chủ đề họ đề cập. Bước này giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ và đảm bảo mọi người đều có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ của mình.

Tính thời gian thảo luận cho từng vấn đề

Làm cách nào để tính thời lượng của các mục thảo luận trong Chương trình nghị sự? Ước tính thời lượng của mỗi nhiệm vụ là một bước quan trọng trong việc lên kế hoạch cho một cuộc họp. Điều này đảm bảo bạn có đủ thời gian để đề cập đến toàn bộ chủ đề, đồng thời cho phép người tham gia điều chỉnh nhận xét và đặt câu hỏi phù hợp cho từng khung thời gian.

Bạn có thể tối ưu hóa thời gian của mình bằng cách phân bổ nhiều thời gian hơn cho những mục dự kiến ​​sẽ mất nhiều thời gian để thảo luận. Ngoài ra, bạn cần lên lịch cho những mục có tầm quan trọng cao để đảm bảo những vấn đề chính sẽ được giải quyết triệt để trong cuộc họp.

Nếu cuộc họp có nhiều người tham gia, hãy cân nhắc giới hạn thời gian cho một vài chủ đề cụ thể. Điều này giúp điều chỉnh các cuộc thảo luận, khuyến khích việc đưa ra quyết định nhanh chóng khi cần thiết và giữ cho cuộc họp diễn ra đúng tiến độ.

Đồng thời, linh hoạt trong việc phân bổ thời gian cho các chủ đề quan trọng sẽ giúp đảm bảo mọi khía cạnh đều được thảo luận chi tiết và không bị bỏ sót. Sử dụng thời gian một cách hiệu quả sẽ làm cho cuộc họp của bạn năng động và thành công hơn.

Tóm tắt cuộc họp

Bước cuối cùng trong quá trình tạo Chương trình làm việc là gì? Bạn nên dành thời gian để tổng kết và kết thúc cuộc họp thông qua việc đánh giá. Điều này giúp người tham dự hiểu rõ về các quyết định đã được đưa ra và thông tin được thảo luận. Từ đó họ có thể tiến hành các hoạt động cần thiết sau mỗi cuộc họp.

Trong quá trình đánh giá, bạn và những người tham dự nên xem xét những mặt tích cực và những lĩnh vực cần cải thiện trong cuộc họp. Dành một vài phút để thảo luận về những vấn đề này sẽ đảm bảo rằng cuộc họp tiếp theo của bạn sẽ hiệu quả hơn.

Bài viết trên đã giới thiệu Agenda là gì để mọi người tham khảo. Hy vọng những thông tin trên có thể giúp mọi người tạo nên Agenda hoàn hảo và có tính chuyên nghiệp cao nhất. Hãy lưu lại những thông tin trên để sử dụng khi cần thiết.

Tham khảo các bài viết liên quan:

• Hội nghị Google I/O 2024 giới thiệu tai nghe Samsung XR
• Hội nghị thường niên Google I/O 2023 sẽ là sân khấu cho ChatGPT