Chứng từ xuất nhập khẩu invoice là gì?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu sôi động, chứng từ invoice đóng vai trò không thể thiếu và được ví như cánh tay đắc lực giúp giao dịch diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Vậy, invoice là gì? Loại chứng từ này mang tầm quan trọng ra sao? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về invoice xuất nhập khẩu, giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò và cách thức sử dụng loại chứng từ này.

Invoice là gì?

Invoice (hay còn gọi là hóa đơn thương mại) là một chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, đóng vai trò thiết yếu trong việc xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa giữa hai bên gồm bên bán và bên mua. Hóa đơn được lập bởi bên bán và cung cấp cho bên mua với các thông tin chi tiết về hàng hóa, giá cả, điều kiện thanh toán và các thông tin liên quan khác.

Vai trò và tầm quan trọng của invoice bao gồm:

• Cơ sở cho thanh toán: Invoice là cơ sở pháp lý để bên mua thực hiện thanh toán cho bên bán theo các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng mua bán.
• Khai báo hải quan: Invoice đóng vai trò quan trọng trong việc khai báo hải quan, giúp cơ quan hải quan xác định giá trị hàng hóa, thuế nhập khẩu và các khoản phí liên quan.
• Chứng minh nguồn gốc hàng hóa: Invoice là bằng chứng xác minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, giúp đảm bảo quyền lợi cho cả bên mua và bên bán.
• Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho và theo dõi công nợ: Invoice cung cấp thông tin chi tiết về số lượng và giá trị hàng hóa giao dịch, giúp bên bán quản lý hàng tồn kho hiệu quả và bên mua theo dõi công nợ chính xác.

Với vai trò và tầm quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, invoice là một công cụ thiết yếu để đảm bảo giao dịch mua bán diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.

Những thông tin cơ bản cần có trong invoice là gì?

Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu, đơn vị bán chỉ cần lập invoice theo mẫu nội bộ, không cần sử dụng biểu mẫu cố định do cơ quan nhà nước quy định. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ thông tin cho giao dịch, invoice cần đáp ứng các yêu cầu sau:

Thông tin chung về Invoice:

• Tên invoice, ví dụ: “Hóa đơn thương mại”, “Invoice”, “Commercial Invoice”.
• Mã số invoice
• Ngày tháng lập invoice

Thông tin về người bán (Shipper) và người mua (Consignee):

• Tên (theo giấy phép đăng ký kinh doanh/chứng minh nhân dân)
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Email
• Mã số thuế

Thông tin về phương tiện vận chuyển:

• Tên phương tiện: Ghi rõ tên phương tiện vận chuyển (tàu biển, máy bay,…).
• Số booking: Cung cấp số booking của lô hàng.

Thông tin về container và seal (nếu có):

• Số hiệu container: Ghi rõ số container của lô hàng.
• Số seal: Cung cấp số seal của container.

Thông tin về cảng xuất và cảng nhập:

• Cảng xuất: Ghi rõ tên cảng xuất của lô hàng.
• Cảng nhập: Cung cấp tên cảng nhập của lô hàng.

Mô tả về hàng hóa:

• Tên hàng: Ghi rõ tên chính xác của từng loại hàng hóa được giao dịch.
• Số lượng: Ghi rõ số lượng từng loại hàng hóa được giao dịch.
• Đơn giá: In đơn giá cho từng loại hàng hóa (thường ghi theo đơn vị tiền tệ).
• Thành tiền: Tính tổng giá trị cho từng loại hàng hóa (số lượng x đơn giá).
• Tổng giá trị bằng số: Tính tổng giá trị của tất cả các loại hàng hóa được giao dịch.
• Tổng giá trị bằng chữ: Ghi rõ tổng giá trị bằng chữ theo đơn vị tiền tệ.

Có những loại invoice phổ biến nào?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, invoice đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa giữa hai bên. Hiện nay, có nhiều loại invoice khác nhau được sử dụng, mỗi loại có những đặc điểm và mục đích sử dụng riêng. Dưới đây là một số loại invoice phổ biến nhất.

Invoice thương mại (Commercial invoice)

Commercial invoice là gì? Invoice thương mại (Commercial invoice) đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động xuất nhập khẩu, được xem là chứng từ cơ bản để xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa giữa hai bên, bên bán và bên mua.

Sở dĩ invoice thương mại phổ biến bởi những lý do sau:

• Tính pháp lý: Invoice thương mại có giá trị pháp lý cao, được sử dụng như bằng chứng xác thực cho giao dịch mua bán, hỗ trợ việc thanh toán, khai báo hải quan, yêu cầu bảo hiểm và giải quyết tranh chấp nếu có.
• Thông tin đầy đủ: Invoice thương mại cung cấp chi tiết và đầy đủ thông tin về giao dịch, bao gồm thông tin về người bán và người mua, thông tin về hàng hóa, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, chữ ký và đóng dấu của bên bán.
• Tính linh hoạt: Invoice thương mại có thể được lập theo mẫu nội bộ của doanh nghiệp, miễn là đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết.
• Sử dụng rộng rãi: Invoice thương mại được chấp nhận rộng rãi trên toàn cầu, là loại chứng từ được sử dụng trong hầu hết các giao dịch xuất nhập khẩu.

Ngoài ra, Invoice thương mại còn là nguồn dữ liệu quan trọng cho việc thống kê hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp và quốc gia.

Invoice proforma (Proforma Invoice)

Invoice proforma đóng vai trò như hóa đơn tạm thời được sử dụng trong giao dịch mua bán quốc tế, tiền đề cho việc phát hành invoice thương mại chính thức sau khi có đầy đủ thông tin về lô hàng.

Đặc điểm và mục đích sử dụng của proforma invoice là gì?

• Cung cấp thông tin sơ bộ về giao dịch: Invoice proforma bao gồm các thông tin cơ bản về người bán, người mua, hàng hóa, giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng dự kiến,…
• Giúp người mua tham khảo và đánh giá: Dựa trên invoice proforma, người mua có thể tham khảo thông tin chi tiết về sản phẩm, giá cả và các điều kiện giao dịch trước khi quyết định mua hàng.
• Được sử dụng trong một số trường hợp nhất định: Đối với các lô hàng có giá trị thấp, việc lập invoice thương mại đầy đủ thủ tục khá mất thời gian, do đó invoice proforma được sử dụng như một giải pháp thay thế. Trong một số trường hợp, người bán yêu cầu người mua thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng hóa, invoice proforma được sử dụng để xác nhận việc thanh toán này. Hoặc khi người mua yêu cầu sản xuất hàng hóa theo thông số kỹ thuật riêng, invoice proforma được sử dụng để xác nhận các thông tin về sản phẩm và giá cả.

Lưu ý, invoice proforma không có giá trị pháp lý như invoice thương mại do dó loại hóa đơn này không thể sử dụng để thanh toán, khai báo hải quan hoặc yêu cầu bảo hiểm. Doanh nghiệp cần cẩn thận khi sử dụng invoice proforma để tránh những tranh chấp không đáng có với người mua.

Invoice điện tử (E-invoice)

E-invoice là gì? E-invoice hay invoice điện tử là một loại invoice được tạo và lưu trữ dưới dạng bản điện tử. Invoice điện tử đang tạo nên xu hướng mới trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, mang đến nhiều lợi ích vượt trội so với invoice giấy truyền thống. Việc áp dụng invoice điện tử trong xuất nhập khẩu đang được Chính phủ đẩy mạnh.

Một số đặc điểm nổi bật của invoice điện tử bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp có thể tạo và gửi invoice điện tử nhanh chóng, chỉ trong vài phút.
• Tiết kiệm chi phí: Thay vì sử dụng invoice giấy, doanh nghiệp có thể tạo, lưu trữ và quản lý invoice điện tử một cách dễ dàng trên hệ thống điện tử.
• Nâng cao hiệu quả: Invoice điện tử giúp tự động hóa nhiều quy trình trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực.
• Bảo mật: Invoice điện tử được ký bằng chữ ký số, đảm bảo tính an toàn và chống giả mạo cao.
• Dễ dàng truy xuất: Doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất invoice điện tử bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu.
• Tăng cường tính minh bạch: Việc sử dụng invoice điện tử giúp tăng cường tính minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Consular invoice là gì?

Consular invoice hay invoice lãnh sự đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, được yêu cầu bởi một số quốc gia nhằm mục đích quản lý hoạt động thương mại và thu thuế. Invoice lãnh sự do lãnh sự quán của quốc gia nhập khẩu cấp cho bên xuất khẩu.

Ngoài các thông tin cơ bản như invoice thương mại, invoice lãnh sự còn bao gồm một số thông tin bổ sung theo yêu cầu của quốc gia nhập khẩu, ví dụ như thông tin về đại lý hải quan của bên nhập khẩu, giá trị CIF (Cost, Insurance, Freight) của lô hàng, mã số thuế của bên nhập khẩu.

Invoice lãnh sự có giá trị pháp lý và được sử dụng cho các mục đích xin giấy phép nhập khẩu, thanh toán thuế nhập khẩu hay giải quyết tranh chấp thương mại.

Việc sử dụng invoice lãnh sự không bắt buộc đối với tất cả các lô hàng nhập khẩu. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định của quốc gia nhập khẩu để biết chính xác có cần sử dụng Invoice lãnh sự hay không. Và ngoài invoice lãnh sự, một số quốc gia còn có thể yêu cầu các loại chứng từ khác như:

• Giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật (Phytosanitary Certificate).
• Giấy chứng nhận kiểm dịch an toàn thực phẩm (Certificate of Health).
• Giấy phép nhập khẩu (Import Permit).

Doanh nghiệp xuất khẩu cần tuân thủ đầy đủ các quy định về chứng từ nhập khẩu để đảm bảo lô hàng được thông quan nhanh chóng và thuận lợi.

Invoice hải quan (Customs invoice)

Customs invoice hay invoice hải quan đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, được sử dụng để khai báo thông tin chi tiết về lô hàng cho cơ quan hải quan. Đặc điểm của Customs invoice là gì?

Mỗi quốc gia có thể quy định mẫu invoice hải quan riêng do đó doanh nghiệp cần sử dụng mẫu invoice hải quan phù hợp với quy định của quốc gia nhập khẩu. Invoice hải quan là một trong những chứng từ quan trọng để khai báo hải quan nhập khẩu hoặc xuất khẩu. Dựa trên thông tin giá trị hàng hóa trên Customs invoice, cơ quan hải quan sẽ tính thuế nhập khẩu. Bên cạnh đó, Customs invoice còn giúp cơ quan hải quan kiểm tra và giám sát hoạt động xuất nhập khẩu.

Một số khái niệm khác liên quan đến invoice

Số hiệu container xuất hiện trong invoice là gì?

Container number, số hiệu container, hay còn gọi là mã số nhận dạng container. Giống như “chứng minh thư” cho mỗi chiếc container, số hiệu đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp xác định danh tính, theo dõi hành trình và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả trong hoạt động vận tải quốc tế. Số hiệu container là dãy ký tự gồm 10 chữ số và chữ cái được thiết lập dựa theo quy tắc cụ thể:

• Ba chữ cái đầu tiên: Mỗi hãng vận tải container sẽ được cấp một mã riêng, giúp xác định ai sở hữu container đó.
• Chữ cái thứ tư: Chữ cái này cung cấp thông tin về kiểu dáng và chức năng của container, ví dụ như container khô (Dry container), container thông gió (Ventilated container), container bồn (Tank container), container lạnh (Refrigerated container).
• Sáu chữ số tiếp theo: Tạo thành số sê-ri (serial number) riêng cho từng container giúp phân biệt container này với tất cả các container khác trên thế giới.
• Chữ số cuối cùng: Số check digit được sử dụng để xác minh tính chính xác của toàn bộ số hiệu container.

Ví dụ: Mã container SUDU307007 được giải mã như sau:

• SU: Mã chủ sở hữu (Hãng Seaspan)
• DU: Ký hiệu loại thiết bị (Container khô)
• 3: Số kiểm tra
• 07007: Số sê-ri

Số seal trong invoice là gì?

Số seal container là một dãy từ 7-15 chữ số được in trên kẹp chì niêm phong cửa container. Mỗi kẹp chì sẽ có một số seal duy nhất, không thể sao chép, giúp nhận diện và theo dõi tình trạng niêm phong của container.

Số seal container đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ hàng hóa và đảm bảo an ninh trong vận tải quốc tế:

• Xác định tính nguyên vẹn: Giúp xác định liệu container đã bị mở ra trái phép hay chưa. Bất kỳ dấu hiệu nào cho thấy kẹp chì bị bẻ gãy hoặc tampered sẽ cảnh báo về sự xâm nhập trái phép.
• Ngăn chặn sự xâm nhập: Kẹp chì niêm phong cửa container chặt chẽ, tạo ra rào cản vật lý cho kẻ gian, giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp hoặc thay thế hàng hóa.
• Tránh thất thoát hàng hóa: Số seal giúp theo dõi tình trạng niêm phong của container trong suốt hành trình vận chuyển, từ đó giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa do mất mát hoặc hư hỏng.
• Tăng cường trách nhiệm: Việc sử dụng số seal giúp phân định trách nhiệm rõ ràng giữa các bên liên quan trong quá trình vận chuyển, từ người gửi hàng, hãng vận tải đến người nhận hàng.

Lời kết

Qua nội dung tìm hiểu về invoice là gì mà Thác Trầm Hương Mobile chia sẻ ngày hôm nay, Có thể khẳng định rằng, invoice đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu, là chìa khóa cho một giao dịch minh bạch và thành công. Việc sử dụng invoice đúng cách sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

XEM THÊM:

• Chứng chỉ tiền gửi là gì? Ưu/ nhược điểm của chứng chỉ tiền gửi
• Năng lực là gì? Yếu tố cấu thành và cách đánh giá năng lực