FYI là gì? Ý nghĩa FYI và những trường hợp sử dụng

Nếu bạn đã sử dụng email lâu năm, chắc hẳn bạn đã từng nghe đến thuật ngữ FYI. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu FYI là gì và nó được sử dụng như thế nào. Vì vậy, trong bài viết dưới đây Thác Trầm Hương Mobile sẽ giải đáp mọi thắc mắc xoay quanh FYI, mời các bạn tham khảo nhé!

FYI là gì?

FYI là từ viết tắt của “For Your Information” trong tiếng Anh, tạm dịch là “gửi thông tin cho bạn” hoặc “cho bạn biết thông tin”. Khi ai đó gửi cho bạn một tin nhắn hoặc email có kèm theo cụm từ này, điều đó có nghĩa là họ muốn chia sẻ một số nội dung hoặc thông tin nào đó và bạn – người nhận – sẽ không cần phải trả lời hay hồi đáp tin nhắn đó.

Ví dụ: trong trường hợp bạn muốn gửi thông tin sự kiện mới của công ty cho đối tác chiến lược qua email, bạn có thể đưa chi tiết sự kiện vào nội dung email, sau đó kết thúc email bằng FYI. Như vậy, đối tác sẽ hiểu rằng bạn chỉ muốn thông báo cho họ những thông tin quan trọng chứ không yêu cầu họ phải phản hồi hay thực hiện những hành động nhất định.

Tầm quan trọng của FYI là gì?

FYI giúp quá trình chia sẻ thông tin trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh. Thông qua FYI, doanh nghiệp có thể cung cấp những thông tin quan trọng như sự kiện ra mắt sản phẩm mới, ưu đãi, khuyến mãi lớn, chương trình lớn trong năm…

Như vậy, doanh nghiệp vừa có thể thông báo tin tức mới, vừa có thể người nhận có thể nắm bắt được thông tin mà không cảm thấy khó chịu. Khi nhận thư, họ không cần băn khoăn có nên trả lời tin nhắn hay không. Đồng thời, sự xuất hiện của cụm này còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng của doanh nghiệp.

Các trường hợp sử dụng FYI là gì?

Sau khi tìm hiểu FYI là gì chúng ta sẽ đến với những lợi ích mà FYI mang lại trong giao tiếp kinh doanh. Trong đó, giao tiếp trong doanh nghiệp được hiểu là giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp (giữa các nhân viên, các phòng ban, các cấp quản lý…) hoặc giao tiếp giữa doanh nghiệp với các đối tác, nhà cung cấp, thường được gọi là dùng để công bố những thông tin quan trọng, cụ thể:

• Thông qua FYI, doanh nghiệp có thể dễ dàng thông báo những thông tin mới liên quan đến nhân sự đến toàn thể nhân viên để mọi người nắm bắt được tình hình.
• Các doanh nghiệp sử dụng FYI nội bộ để cập nhật cho các phòng ban hoặc những người có liên quan về tiến độ và trạng thái hiện tại của dự án mà không yêu cầu phản hồi.
• FYI được sử dụng để chuyển tiếp nội dung và thông tin về một sự kiện hoặc dự án quan trọng nhằm đảm bảo các bên liên quan có thể cập nhật tin tức một cách kịp thời nhất.
• Sử dụng FYI để thông báo cho nhân viên có liên quan về các vấn đề và vấn đề mới nổi. Qua đó, họ có thể nắm bắt được tình hình và đưa ra phương án chuẩn bị, ứng phó, phục hồi hiệu quả nhất.

Ngoài ra, FYI còn được sử dụng trong giao tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng để thông báo những thông tin, sự kiện quan trọng sắp tới của công ty.

Ý nghĩa khác của FYI là gì?

Ngoài những trường hợp trên, mọi người còn sử dụng FYI với mục đích chia sẻ, cung cấp các thông tin như tin tức, kiến ​​thức mới, thông tin thị trường hay bất kỳ nội dung nào giúp người khác cải thiện cuộc sống. kiến thức, kỹ năng và hiệu quả công việc.

Không chỉ vậy, tùy vào ngữ cảnh nhất định, FYI còn được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau như:

• Để biết thông tin của bạn.
• Để thực hiện của bạn.
• Để được hướng dẫn của bạn.
• For Your Investment (Để đầu tư cho bạn).
• For Your Inspection (Để kiểm tra cho bạn).
• Vì sự quan tâm của bạn.
• Đối với đầu vào của bạn (Để đóng góp cho bạn).

So sánh và phân biệt FYR và FYI?

FYR và FYI là hai cụm từ khá quen thuộc với những ai thường xuyên giao tiếp qua email. Về cơ bản, chúng đều dùng để cung cấp thông tin, tuy nhiên mức độ của hai từ này sẽ hơi khác nhau một chút. Chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu các nội dung sau:

FYR là gì?

Nội dung trên đã giúp các bạn hiểu rõ FYI là gì nên chúng ta sẽ đi đến khái niệm FYR để dễ dàng phân biệt 2 thuật ngữ này.

FYR là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh For Your Review, tạm dịch là “For your review”. Vì vậy, từ này thường được gắn vào các email mà người gửi muốn người nhận cân nhắc kỹ, thay vì chỉ nắm bắt thông tin cơ bản như FYI.

Phân biệt FYI và FYR

Điểm tương đồng:

Cả FYI và FYR đều là những từ thông dụng được sử dụng phổ biến trong giao tiếp kinh doanh với mục đích truyền tải thông tin rõ ràng và hiệu quả, đồng thời giúp người nhận hiểu rõ ý định của người gửi đối với tin nhắn. .

Các điểm khác:

Một số thuật ngữ khác thường dùng trong giao tiếp qua email

Một số lưu ý để viết email chuyên nghiệp hơn

Ngoài việc hiểu FYI là gì và một số thuật ngữ thông dụng khi làm việc qua email, bạn cũng cần nắm rõ những lưu ý sau để viết email chuyên nghiệp hơn:

Sử dụng email chuyên nghiệp

Bạn nên sử dụng email doanh nghiệp hoặc email phòng ban khi gửi email cho khách hàng, đối tác hoặc trong nội bộ công ty để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín và đáng tin cậy.

Hãy suy nghĩ trước khi “Trả lời tất cả”

Đôi khi, bạn sẽ gửi email cho nhiều người và nhận được nhiều phản hồi cùng lúc. Khi đó bạn có thể sử dụng chức năng Reply All để trả lời mọi người một cách nhanh nhất. Tuy nhiên, hãy suy nghĩ cẩn thận và chỉ gửi khi phản hồi phù hợp với tất cả người nhận.

Chọn thuật ngữ phù hợp

Sau khi biết FYI là một số thuật ngữ phổ biến, bạn nên hiểu rõ về cách sử dụng chúng. Vì vậy, khi gửi email, hãy sử dụng các thuật ngữ khác nhau tùy theo ngữ cảnh và tình huống nhất định. Điều này giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt người nhận.

Không sử dụng teen code, hạn chế dùng dấu chấm than, thán từ

Việc sử dụng quá nhiều dấu chấm than, thán từ có thể khiến người khác hiểu sai ý bạn, hoặc đôi khi khiến bạn trông kém chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, bạn cũng cần chú ý đến câu nói của mình sao cho trang trọng, lịch sự và tuyệt đối không sử dụng teencode khi gửi email.

Tìm hiểu về sự khác biệt văn hóa

Hãy tìm hiểu ngắn gọn về văn hóa của người nhận để tránh gây ra những tranh cãi, bất đồng hay hiểu lầm không đáng có. Ví dụ, với người Nhật, người Trung Quốc, việc cung cấp đầy đủ thông tin về bản thân và hỏi thăm họ như thế nào được coi là quan trọng hơn khách đến từ Đức hay Mỹ, bởi họ thường thích thẳng thắn thay vì vòng vo.

Đọc lại trước khi gửi

Bạn cần hiểu các thuật ngữ như FYI là gì, FYR là gì và một số thuật ngữ liên quan để đảm bảo bạn sử dụng chúng một cách chính xác. Ngoài ra, đừng quên đọc kỹ email của bạn trước khi gửi để đảm bảo không có bất kỳ lỗi nào hiện có.

Sau khi soạn email xong hãy nhập địa chỉ

Mọi người thường phải chờ đợi phản hồi trong vô vọng vì nhập sai email. Vì vậy, tốt nhất bạn nên soạn nội dung và kiểm tra kỹ mọi thứ trước khi cẩn thận nhập địa chỉ người nhận. Sau đó, bạn có thể loại bỏ hầu hết các rủi ro có thể xảy ra.

Xem xét một bài thuyết trình chuyên nghiệp

Ngoài việc hiểu FYI là gì và một số thuật ngữ khác được sử dụng như thế nào, bạn cũng phải cân nhắc cách trình bày nó một cách chuyên nghiệp nhất. Bởi lẽ, người đọc sẽ ngay lập tức khó chịu và bỏ qua tin nhắn nếu nhìn thấy một email viết cẩu thả, đặc biệt là những email sai chính tả, viết tắt hoặc dùng từ teencode.

Hãy ngắn gọn, lịch sự và luôn nói lời cảm ơn và xin chào

Người đọc không có quá nhiều thời gian để đọc hết email của bạn, vì vậy hãy rút gọn những nội dung không quan trọng và nếu có thể hãy đưa nội dung đó vào file đính kèm để họ click và đọc. Cuối thư đừng quên chào hỏi và cảm ơn để thể hiện sự tôn trọng với họ.

Như vậy, bài viết trên đã giúp các bạn hiểu rõ FYI là gì, cách sử dụng FYI và một số thuật ngữ thông dụng khác. Hy vọng nội dung trên sẽ hữu ích và đừng quên chia sẻ để mọi người cùng tham khảo nhé!

Xem thêm:

• Tìm tài khoản Email của tôi là gì một cách nhanh chóng và dễ dàng
• Email là gì? Hướng dẫn cách cài đặt và gửi email