Packing list là gì? Những điều cần chú ý khi lập packing list

Danh sách đóng gói là gì?? Đây là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Phiếu đóng gói là một trong những chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu để làm thủ tục hải quan. Vậy bạn cần lưu ý điều gì khi lập danh sách đóng gói? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Thác Trầm Hương Mobile để có câu trả lời chi tiết nhé!

Danh sách đóng gói là gì?

Danh sách đóng gói là một tài liệu chi tiết liệt kê tất cả các mặt hàng hoặc sản phẩm sẽ được đóng gói và gửi trong một lô hàng. Nó thường được sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là trong thương mại quốc tế. Căn cứ vào mức độ chi tiết và mục đích sử dụng, Bảng kê đóng gói được chia làm 3 loại:

Danh sách đóng gói chi tiết

Đây là phiếu đóng gói rất chi tiết, cung cấp thông tin chính xác về tất cả các mặt hàng được đóng gói trong mỗi kiện hàng. Phiếu đóng gói chi tiết giúp người nhận hàng, người vận chuyển, công chức hải quan kiểm tra chính xác từng mặt hàng trong kiện hàng, hỗ trợ quản lý, xử lý hàng hóa tốt hơn. Ví dụ: một hộp đựng 50 đôi giày, phiếu đóng gói chi tiết sẽ liệt kê chính xác từng loại giày, kích cỡ và số lượng từng loại.

Danh sách đóng gói chi tiết

Chi tiết Danh sách đóng gói là gì?? Loại phiếu đóng gói này không có thông tin về nhà sản xuất hoặc người bán, thường được sử dụng khi hàng hóa được gửi cho bên thứ ba không muốn tiết lộ thông tin về người gửi. Ví dụ, một công ty thương mại không muốn người mua biết rõ nguồn gốc chính của sản phẩm nên sử dụng phiếu đóng gói trung tính để giao hàng.

Danh sách đóng gói và trọng lượng

Loại phiếu đóng gói này không chỉ cung cấp thông tin về hàng hóa mà còn cung cấp thông tin chi tiết về trọng lượng của từng kiện hàng. Một lô hàng bao gồm nhiều kiện hàng có trọng lượng khác nhau. Phiếu này sẽ ghi rõ trọng lượng mỗi kiện hàng và tổng trọng lượng của lô hàng để thuận tiện cho việc tính phí vận chuyển và phí xử lý hải quan.

Chức năng của danh sách đóng gói là gì?

Phiếu đóng gói có nhiều chức năng quan trọng trong quá trình tiếp nhận và vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là trong thương mại quốc tế. Dưới đây là các chức năng chính của danh sách đóng gói:

• Danh sách đóng gói giúp người gửi, người vận chuyển và người nhận kiểm tra chính xác số lượng và chi tiết các mặt hàng trong một lô hàng. Dựa vào danh sách này, người nhận hàng có thể đối chiếu với thực tế để xác định xem có đủ và đúng mặt hàng như đã cam kết hay không?
• Trong quá trình xuất nhập khẩu, phiếu đóng gói được sử dụng để kiểm tra hải quan hàng hóa. Hải quan dựa vào mẫu này để kiểm tra chi tiết số lượng, chủng loại, trọng lượng, kích thước của hàng hóa trong lô hàng.
• Danh sách đóng gói cung cấp thông tin về trọng lượng, kích thước của hàng hóa giúp bên vận chuyển tính toán cước vận chuyển một cách chính xác.
• Trong trường hợp xảy ra tranh chấp về số lượng, chất lượng hay thất thoát hàng hóa thì phiếu đóng gói là tài liệu quan trọng giúp các bên so sánh và giải quyết vấn đề.

Nội dung phải có trong danh sách đóng gói

Đến đây chắc hẳn bạn đã biết Danh sách đóng gói là gì?? Nội dung trên phiếu đóng gói rất quan trọng để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa được quản lý hiệu quả. Dưới đây là chi tiết các mặt hàng được yêu cầu trong danh sách đóng gói:

Thông tin cơ bản

• Tiêu đề: Bao gồm logo công ty, tên, địa chỉ của người gửi hàng và các thông tin cơ bản liên quan khác.
• Số danh sách đóng gói: Mỗi danh sách đóng gói cần có một số để dễ theo dõi.
• Thời hạn: Ngày lập hoá đơn, ngày giao hàng hoặc ngày hết hạn của phiếu đóng gói nếu có.
• Người gửi hàng: Thông tin về người gửi hàng hoặc công ty xuất khẩu, bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ.
• Người nhận hàng: Thông tin về người nhận hàng hoặc công ty nhập khẩu, bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ.
• Bên thông báo: Thông tin cơ bản của đại diện nhập khẩu, người nhận sẽ thông báo khi hàng đến gồm tên, địa chỉ và số điện thoại.

Thông tin vận chuyển

• Tên tàu/Chuyến đi (Vessel Name/ Voy): Tên tàu/chuyến đi Danh sách đóng gói là gì?? Tên tàu vận chuyển và mã chuyến đi của lô hàng vận chuyển để xác định hành trình cụ thể.
• Ngày khởi hành tàu dự kiến ​​(ETD): Ngày khởi hành tàu dự kiến ​​cho biết thời gian khởi hành của tàu.
• Mã đặt chỗ (lưu ý một số hãng tàu sẽ có mã đặt chỗ và số B/L khác nhau)
• Mã đặt chỗ của lô hàng, mã đặt chỗ với hãng vận chuyển để xác định lô hàng đã được đặt chỗ trên tàu hay chưa. Lưu ý, một số hãng tàu có số Booking và số B/L (Bill of Lading) khác nhau.
• Số container: Số container giúp nhận biết từng container.
• Container Seal Number: Số seal của container nhằm đảm bảo an toàn, tránh gian lận trong quá trình vận chuyển.
• Cảng bốc hàng: Tên cảng nơi hàng hóa được xếp lên tàu và bắt đầu hành trình vận chuyển.
• Cảng dỡ hàng: Tên cảng nơi hàng hóa sẽ được dỡ xuống tàu và giao cho người nhận.

Thông tin xác nhận

• Mô tả chung về hàng hóa (Mô tả hàng hóa): tên sản phẩm, mã ký hiệu, mã HS,…
• Tên hàng, mã ký hiệu, mã HS (mã phân loại hàng hóa), thông tin chi tiết về hàng hóa. Thông tin này giúp xác định chính xác hàng hóa và hỗ trợ việc kiểm tra, thông quan hải quan.
• Số kiện hàng được vận chuyển: Số kiện hàng, hộp, thùng chứa hoặc đơn vị vận chuyển.
• Trọng lượng tịnh: Trọng lượng tịnh của hàng hóa không bao gồm bao bì, thùng chứa.
• Tổng trọng lượng: Tổng trọng lượng của hàng hóa, bao gồm cả bao bì và container.
• Ghi chú: Những ghi chú đặc biệt về hàng hóa hoặc các yêu cầu liên quan đến việc xử lý, lưu kho hoặc vận chuyển.
• Xác nhận của người bán (Chữ ký, đóng dấu): Chữ ký và dấu của người gửi hàng hoặc người bán để xác nhận thông tin trên phiếu đóng gói là chính xác.

Những điều cần lưu ý khi lập danh sách đóng gói là gì?

Phiếu đóng gói không chỉ cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa mà còn là chứng từ quan trọng trong quá trình vận chuyển, kiểm tra và thông quan. Mỗi mặt hàng trong phiếu đóng gói đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác của các thông tin liên quan đến lô hàng. Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi lập Danh sách đóng gói mà bạn cần biết:

Số và ngày tạo

Con số Danh sách đóng gói là gì?? Số liệu này dùng để phân biệt giữa các phiếu đóng gói khác nhau. Mỗi lô hàng có thể có nhiều phiếu đóng gói nên mã số này là mã duy nhất giúp bạn dễ dàng quản lý, tra cứu, theo dõi trong quá trình vận chuyển. Ngày tháng của danh sách đóng gói là yếu tố quan trọng để xác định chính xác thời điểm tài liệu được tạo ra để so sánh với các tài liệu khác. Cơ quan hải quan và các bên liên quan thường sử dụng ngày, số của Phiếu đóng gói để đối chiếu số liệu.

Tên sản phẩm + mã sản phẩm (nếu có), đơn vị tính, số lượng, trọng lượng

Tên sản phẩm là thông tin mô tả cụ thể loại hàng hóa trong lô hàng. Bạn cần ghi rõ tên sản phẩm để nhận biết hàng hóa. Nếu có nhiều mặt hàng trong một lô thì mỗi mặt hàng cần được liệt kê riêng.

Mã sản phẩm là mã số hoặc ký hiệu duy nhất của hàng hóa dùng để phân loại và quản lý nội bộ. Mã sản phẩm thường là mã SKU (Stock Keeping Unit), UPC (Universal Product Code) hoặc mã HS (Harmonized System Code) cho hàng hóa xuất nhập khẩu.

Đơn vị tính khối lượng hàng hóa được nêu ở trên Danh sách đóng gói là gì?? Đây là ký hiệu đơn vị trong đó hàng hóa được đo hoặc đo. Thông thường các đơn vị như miếng, thùng, kg, lít,… Điều này giúp bên vận chuyển và bên nhận hàng hiểu rõ cách tính số lượng.

Số lượng là con số thể hiện tổng số đơn vị hàng hóa trong lô hàng. Bạn cần ghi rõ số lượng cụ thể cho từng loại sản phẩm và tổng số lượng. Thông tin này rất quan trọng để theo dõi, kiểm soát hàng hóa khi xuất nhập khẩu.

Trọng lượng tịnh là trọng lượng của hàng hóa không bao gồm bao bì hoặc thùng chứa. Trọng lượng bì là trọng lượng của hàng hóa bao gồm bao bì, container để tính chi phí vận chuyển và xác định tải trọng cần thiết.

Quy cách đóng gói, kích thước gói hàng

Thông số kỹ thuật đóng gói và kích thước gói hàng khi chuẩn bị Danh sách đóng gói là gì?? Khi chuẩn bị danh sách đóng gói, thông số kỹ thuật đóng gói và kích thước gói hàng là những thông tin quan trọng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển chính xác và hiệu quả. Quy cách đóng gói cần xác định:

• Các loại bao bì được sử dụng như hộp carton, thùng gỗ, bao bì nhựa hoặc túi xách.
• Mô tả cách sắp xếp hàng hóa trong bao bì, có thể bao gồm việc sử dụng vật liệu chống sốc, đệm hoặc phân loại hàng hóa trong mỗi ngăn.
• Đề cập đến số lượng đơn vị hàng hóa trong mỗi gói.
• Kích thước gần đúng của gói hàng nêu rõ chiều dài, chiều rộng và chiều cao của mỗi gói hàng.
• Xác định tổng trọng lượng của từng kiện hàng, bao gồm trọng lượng bao bì và hàng hóa.
• Ví dụ: thông tin danh sách đóng gói:
• Mã đơn hàng: XYZ123
• Ngày lập phiếu đóng gói: 22/08/2024
• Khách hàng: Công ty ABC
• Số lượng gói: 10
• Kích thước gói:
• Gói 1: 50cm x 40cm x 30cm, nặng 10kg
• Gói 2: 60cm x 50cm x 40cm, nặng 12kg
• Đóng gói hàng hóa bằng thùng carton, mỗi thùng đều có lớp đệm xung quanh để bảo vệ.

Thông tin người bán và người mua

Thông tin người bán và người mua ở trên Danh sách đóng gói là gì?? Khi lập phiếu đóng gói, thông tin của người bán và người mua rất quan trọng để đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra suôn sẻ và chính xác. Thông tin người bán và người mua cần lưu ý những thông tin sau:

• Tên và địa chỉ công ty: Ghi rõ tên công ty, địa chỉ trụ sở chính và các chi tiết liên quan (đường, số nhà, thành phố, quốc gia).
• Số điện thoại, email: Cung cấp số điện thoại liên hệ và địa chỉ email để dễ dàng trao đổi thông tin nếu cần.
• Mã số thuế: Cung cấp mã số thuế của công ty (VAT/ID thuế) cho mục đích hải quan và thuế.
• Tên nhà cung cấp/tên người nhận hàng.

Lưu ý, thông tin trên phiếu đóng gói phải chính xác và thống nhất với các chứng từ khác như hóa đơn, chứng từ vận chuyển. Đảm bảo có sẵn thông tin liên hệ đầy đủ để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hoặc nhận hàng. Nếu có yêu cầu đặc biệt nào về việc giao hàng hoặc thanh toán, vui lòng nêu rõ để tránh nhầm lẫn.

Kết luận tạm thời

Chúng tôi đã trả lời bài viết trên Danh sách đóng gói là gì?? Những điều cần lưu ý khi lập danh sách đóng gói để bạn nắm rõ. Danh sách đóng gói đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế, vì vậy bạn cần cung cấp thông tin chính xác để tránh nhầm lẫn. Hãy tiếp tục theo dõi fanpage nhé Thác Trầm Hương Mobilekênh Youtube Kênh sông Thác Trầm Hương để cập nhật thêm thông tin thú vị!

XEM THÊM:

• Chứng nhận MOS là gì? Thông tin bạn cần biết về chứng chỉ MOS
• Bên liên quan là gì? Phương pháp quản lý các bên liên quan hiệu quả