Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để Scan giấy tờ được?

Quét là một phương pháp mà nhiều người dùng chọn chuyển đổi tài liệu giấy thành hình ảnh trên thiết bị máy tính và điện thoại di động. Nếu bạn cũng quan tâm đến quá trình chuyển đổi này, hãy Hoang Ha Mobile Nghiên cứu về các vấn đề Quét là gìViệc sử dụng và làm thế nào để thực hiện bài viết rõ ràng bài viết dưới đây.

Quét là gì?

Quét là ngắn hạn cho từ “máy quét”, đây là một quá trình kỹ thuật hóa các tài liệu hoặc hình ảnh giấy để chuyển đổi chúng thành dạng điện tử. Quá trình này cho phép các tài liệu hoặc hình ảnh gốc được lưu trữ, xử lý và chia sẻ dễ dàng trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Trong thực tế, quét được sử dụng trong tất cả các lĩnh vực ngày nay. Tuy nhiên, rất ít người nắm bắt được ý nghĩa của quá trình quét và quá trình hoạt động của phương pháp là gì. Đây cũng là lý do bạn không nên bỏ qua nội dung tiếp theo của bài viết của chúng tôi.

Cách làm việc để quét

Quá trình quét bắt đầu bằng cách đặt tài liệu hoặc hình ảnh để quét trên máy quét. Tại đây, máy quét sẽ sử dụng nguồn sáng cũng như cảm biến để quét và ghi lại hình ảnh hoặc tài liệu từ tài liệu gốc.

Sau khi quét hoàn tất, máy quét quét đã được quét vào một tệp kỹ thuật số. Thông thường, đây là một tệp được lưu trữ trong định dạng hình ảnh như JPEG hoặc TIFF. Cuối cùng, dữ liệu hình ảnh này sẽ được lưu trữ trên máy tính để phục vụ nhiều người dùng sử dụng khác nhau.

Sự phát triển của công nghệ quét theo thời gian

Khi đề cập đến việc quét là gì, bạn cũng nên tìm hiểu thêm về quá trình phát triển của máy này. Cụ thể, công nghệ quét đã trải qua nhiều cải tiến kể từ lần xuất hiện đầu tiên vào những năm đầu của thế kỷ 20. Các máy quét ban đầu thường kết hợp các cảm biến CCD (thiết bị kết hợp tích điện) hoặc CIS (cảm biến hình ảnh tiếp xúc) để thu thập hình ảnh. Tuy nhiên, trong một thời gian dài sử dụng, máy quét cải tiến đã trở nên nhỏ gọn hơn và dễ sử dụng hơn. Ngay cả một số thiết bị được quét hiện tại cũng có hiệu suất tốt hơn thông qua việc cải thiện tốc độ và độ phân giải quét.

Tính năng đặc biệt nhất phải đề cập đến máy quét tại thời điểm hiện tại là chúng được tích hợp với nhiều công nghệ khác nhau. Cụ thể, công nghệ quét 3D cũng là một phương pháp cho phép người dùng tạo mô hình đối tượng ba chiều chính xác trên dữ liệu. Ngoài ra, sự kết hợp của một máy quét với phần mềm OCR (nhận dạng ký tự quang học) cũng là một yếu tố giúp bạn nhanh chóng chuyển đổi văn bản được quét thành dữ liệu được chỉnh sửa. Điều này giúp người dùng tận dụng một số dữ liệu quan trọng ngày hôm nay.

Việc sử dụng thực sự của máy quét là gì?

Khi tìm hiểu về quét, thông thường người dùng sẽ thường đề cập đến việc sử dụng loại máy này. Do đó, trong bài viết hôm nay, Hoang Ha Mobile cũng giới thiệu cho bạn một số cách sử dụng hữu ích của máy quét như sau:

• Máy quét cho phép bạn số hóa và lưu trữ các tài liệu quan trọng như một tệp kỹ thuật số trên máy tính hoặc thiết bị lưu trữ đám mây. Điều này tiết kiệm không gian vật lý, giảm nguy cơ mất tài liệu và tạo ra một hệ thống quản lý tài liệu thuận tiện.
• Số hóa tài liệu thông qua máy quét giúp bảo vệ thông tin quan trọng khỏi nguy cơ mất mát. Bạn có thể tạo một bản sao an toàn và áp dụng các biện pháp bảo mật để đảm bảo dữ liệu tối đa được bảo vệ.

• Tài liệu số hóa có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông qua các công cụ tìm kiếm máy tính. Không cần phải lật trên hàng trăm trang, bạn có thể tìm kiếm và trích xuất thông tin nhanh chóng.
• Máy quét cho phép bạn chia sẻ các tài liệu kỹ thuật số với người khác qua email, ứng dụng đám mây hoặc phương tiện truyền thông xã hội. Điều này tạo điều kiện làm việc nhóm và truy cập thông tin từ xa.
• Sử dụng máy quét để số hóa tài liệu giúp giảm thiểu in và sử dụng giấy. Điều này tiết kiệm ngân sách in và làm cho quá trình quản lý tài liệu hiệu quả hơn.

Các giấy tờ bạn nên biết

Quét là một phương pháp được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống con người. Do đó, ngoài việc cung cấp những vấn đề được quét, chúng tôi sẽ đề xuất bạn cách quét một tài liệu quan trọng với máy quét trong nội dung bên dưới.

Điều kiện để quét thành công

Sau khi bạn đã nắm bắt được hoạt động của máy, bạn cần đáp ứng một số nhu cầu cơ bản để đảm bảo quá trình chuyển đổi tài liệu thành công như sau:

• Đảm bảo máy quét đã được kết nối với máy tính của bạn thông qua kết nối USB hoặc mạng.
• Bật máy quét và đảm bảo thiết bị hoạt động bình thường.
• Sắp xếp giấy tờ để quét để loại bỏ bất kỳ giấy bẩn hoặc rách.
• Hãy chắc chắn rằng các giấy tờ bạn muốn quét được đặt gọn gàng và không uốn cong trên bề mặt quét.

Bước 1: Đặt giấy tờ vào máy quét

Sau khi thiết lập kết nối giữa máy tính và thiết bị quét, người dùng sẽ tiến hành tìm hiểu thêm chi tiết về quy trình quét bằng cách làm theo các bước sau:

• Mở nắp quét: Trước hết, hãy mở máy quét để đến bề mặt quét.

• Tài liệu: Tiếp theo, bạn tiến hành đặt hình ảnh hoặc tài liệu để quét trên bề mặt máy. Hãy chắc chắn rằng các giấy tờ bạn muốn quét được đặt gọn gàng và không uốn cong.
• Buổi chiều và địa điểm: Đảm bảo hình ảnh hoặc tài liệu được đặt theo đúng hướng và vị trí so với mặt quét. Thông thường, vị trí chính xác này được đánh dấu trên máy quét bằng một mũi tên hoặc 0. Điều này đảm bảo rằng quá trình quét sẽ diễn ra ở vị trí chính xác và không mất hình dạng hoặc mất dữ liệu.

• Gần kính: Đặt tài liệu cẩn thận và gần với kính. Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình quét sẽ cho kết quả tốt nhất về chất lượng và chi tiết của tài liệu kỹ thuật số.

Bước 2: Đặt cài đặt trên máy quét

Sau khi bạn đã đặt tài liệu lên máy quét, bạn cần mở ứng dụng quét trên máy tính và tiến hành theo dõi các hoạt động quét tài liệu cơ bản theo các đề xuất sau:

Mở ứng dụng quét

Đầu tiên, người dùng cần khởi động phần mềm quét trên máy tính của bạn. Cụ thể, phần mềm này thường sẽ được tích hợp trực tiếp với thiết bị quét hoặc có thể được người dùng tải xuống thông qua trang web chính thức của nhà sản xuất.

Cài đặt quét

Trong phần mềm quét, bạn có thể tìm thấy cài đặt màu và tùy chọn kích thước quét (A4, A5, chữ cái, hợp pháp, …). Tùy thuộc vào loại và mục đích sử dụng, bạn có thể chọn các cài đặt phù hợp khi tìm hiểu về việc quét là gì và áp dụng chúng trong quy trình quét giấy.

Kiểm tra cài đặt độ phân giải

Trên thực tế, độ phân giải là yếu tố quyết định cho các chi tiết của tài liệu kỹ thuật số. Bạn có thể đặt độ phân giải cao hơn 300 DPI để hệ thống có thể tạo ra các tài liệu chất lượng cao hơn.

Xác định vị trí của tài liệu

Trước quá trình quét tài liệu, bạn nên chọn thư mục hoặc đường dẫn lưu trữ, đây là mục đích lưu trữ tài liệu và giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm bằng chứng sau khi hoàn thành quy trình chuyển đổi.

Nhấp vào nút quét

Khi bạn đã hoàn thành cài đặt và điều chỉnh, người dùng cần nhấn nút “Quét” trên phần mềm hoặc nút “Quét” trên máy quét để bắt đầu quá trình quét tài liệu.

Ngoài ra, sau khi tài liệu của bạn được chuyển đổi, phần mềm quét thường sẽ cung cấp các tùy chọn bổ sung để bạn kiểm soát và điều chỉnh các giấy tờ. Tại đây, bạn có thể chọn các đề xuất trên phần mềm để cắt hoặc cải thiện chất lượng hình ảnh.

Lưu tài liệu

Cuối cùng, người dùng cần kiểm tra định dạng tệp của tài liệu được lưu trên thiết bị. Bạn có thể chọn lưu tài liệu ở các định dạng khác hoặc sử dụng định dạng mặc định của phần mềm như PDF hoặc JPG trong quá trình triển khai, tùy thuộc vào mục đích sử dụng sau này.

Bước 3: Cải thiện chất lượng của tài liệu

Khi tài liệu đã được hoàn thành, bạn có thể tiến hành chỉnh sửa và cải thiện chất lượng của chúng. Dưới đây là một số cách bạn có thể làm khi tìm hiểu về quá trình quét là gì.

• Sử dụng phần mềm Adobe Acrobat để chuyển đổi các tệp dữ liệu được quét thành định dạng PDF hoặc để kết hợp nhiều hình ảnh được quét thành tài liệu đa trang. Điều này giúp người dùng tạo một tài liệu dễ dàng để quản lý và truy cập.

• Bạn có thể sử dụng các tính năng tìm kiếm của chương trình như Adobe Acrobat để truy xuất các tài liệu trong các tài liệu quét. Điều này tiết kiệm thời gian và nỗ lực khi bạn cần truy cập một phần cụ thể của tài liệu.
• Trong trường hợp tài liệu gốc bị mờ hoặc sau khi quét xuất hiện mờ, nội dung không xác định hoặc màu nền tối, bạn có thể sử dụng các công cụ chỉnh sửa hình ảnh Adobe Photoshop. Cụ thể, đây là một công cụ mà bạn điều chỉnh ánh sáng, độ sắc nét và màu sắc của các chi tiết để làm cho tài liệu rõ ràng hơn.

Phần kết luận

Nhìn chung, các bước để thao tác quét tài liệu trên thiết bị quét cũng tương đối đơn giản. Bạn có thể làm theo các hướng dẫn ở trên của Hoang Ha Mobile hoặc có thể làm theo các hướng dẫn trên phần mềm. Tuy nhiên, trước khi sử dụng quy trình, bạn cũng nên nắm bắt những hoạt động và khái niệm quét là làm cho quá trình chuyển đổi tài liệu dễ dàng hơn và nhanh hơn. Hy vọng rằng bài viết này sẽ thực sự hữu ích và mang đến cho bạn một quan điểm cụ thể về công nghệ quét hình ảnh hiện tại.

Xem thêm

• Cách quét, đọc mã QR trên máy tính Windows không cần tải xuống phần mềm
• 5 cách để quét tài liệu trên iPhone một cách nhanh chóng, đơn giản là
• Cách quét văn bản với iPhone cực kỳ nhanh với ứng dụng Ghi chú mặc định